Eficiência na Gestão de Condomínios: melhores práticas

 A gestão de condomínios é uma tarefa complexa e desafiante. O administrador precisa de ter capacidades de gestão, organização, comunicação e, em certo casos, até de moderação de conflitos. No entanto, mesmo que tenha todas estas características, há um conjunto de boas práticas que aumenta a eficiência na gestão de condomínios.

Infelizmente, eu aprendi isto da pior forma. Durante muito tempo, aqui no prédio tínhamos total confiança no vizinho que fazia a gestão do condomínio. Só ao fim de alguns anos é que percebemos que a gestão financeira do prédio não era bem feita, havia várias pessoas com quotas em dívida e o prédio não tinha uma reserva para fazer obras. 

Só conseguimos resolver o assunto quando contratámos uma empresa de gestão de condomínios que conseguiu convocar uma nova assembleia e localizar todos os condóminos que não moram aqui. Com as cobranças, ganhamos alguma folga financeira e fizemos um plano para pagar as obras necessárias a prestações.

Para quem precise, deixo aqui o link para encontrarem uma empresa de gestão de condomínios em Braga ou uma empresa de gestão de condomínios no Porto. E agora vamos lá às melhores práticas para uma gestão de condomínios eficiente: 

Comunicação

Uma das peças-chave para uma gestão de condomínios eficiente é a comunicação entre vizinhos. Hoje em dia, quando alguma coisa avaria, eu simplesmente comunico à empresa de gestão de condomínio. No entanto, antes não era assim. Às vezes, o administrador nem sequer atendia o telefone! 

Por isso, recomendo que façam um grupo de WhatsApp com todos os vizinhos para reportar qualquer avaria ou esclarecer qualquer questão. Por exemplo, “o vidro do elevador no terceiro piso está partido” ou “a pressão de água também está a falhar em vossa casa?”. Assim, é mais difícil que os problemas passem despercebidos. 

No nosso prédio não temos, mas sei que também é possível instalar uma aplicação de gestão de condomínios para que os condóminos ou até os arrendatários possam reportar os problemas com facilidade. Como é um investimento, acho que só compensa para grandes condomínios… mas é uma possibilidade! 

Gestão Financeira

Ao mesmo tempo, é importante promover a transparência na gestão das finanças do condomínio. Se é administrador de condomínio, recomendo que tenha pelo menos um Excel com uma tabela para todas as entradas (receitas) e outra para todas as saídas (os gastos). Além disso, as entradas devem estar divididas por trimestre e por condóminos.

Essa é a única forma de ter um registo detalhado das despesas do condomínio. Assim, no final do ano, também pode perceber se o valor orçamento foi suficiente ou se houve despesas extra. Fazer estes cálculos no fim do ano é importante para definir as despesas do próximo e calcular quanto deve ser o fundo comum de reserva.

Outro aspecto essencial da gestão de condomínios é lidar de forma eficaz com os condóminos que têm quotas em dívida. Nesses casos, é importante agir com firmeza e ter um regulamento do condomínio que preveja as acções a tomar (por exemplo, cobrar juros) e, se necessário, activar os mecanismos legais para cobrar as dívidas.

Transparência

Finalmente, também acho muito importante organizar assembleias gerais periódicas. Em primeiro lugar, é uma oportunidade para o administrador apresentar as contas e ficar a saber quem é que tem quotas em dívida, se estão previstas despesas extraordinárias e quais são os custos actuais do condomínio.  

Além disso, as assembleias proporcionam um espaço para discutir questões relevantes, apresentar sugestões de melhoria e mediar conflitos que possam existir entre os vizinhos. No meu condomínio, por exemplo, fizemos uma reunião para aprovar o sistema de videovigilância e outra para discutir as obras de que precisávamos. 

Em suma, a gestão eficaz de condomínios requer comunicação, idoneidade e transparência. No entanto, há software e aplicações que podem facilitar muito a gestão do dia a dia em todas as frentes. Um condomínio só se mantêm em bom estado se todos os habitantes forem proactivos!